Klarheit statt Fachchinesisch.

AI Agents

AI Agents (KI-Agenten) sind softwarebasierte, KI-gestützte Einheiten, die definierte Aufgaben innerhalb eines Prozesses eigenständig ausführen. Anders als starre, regelbasierte Automatisierung können sie Inhalte interpretieren, Zusammenhänge erkennen und auf dieser Grundlage Entscheidungen vorbereiten oder auslösen. Im Dokumenten- und Informationsmanagement übernehmen AI Agents zum Beispiel das Erkennen, Klassifizieren, Prüfen und Zuordnen von Dokumenten. Sie arbeiten in der Regel als Bestandteil automatisierter Workflows, in denen Menschen nur noch dort eingebunden werden, wo Kontrolle, Freigabe oder fachliche Entscheidungen erforderlich sind.

AI Operations

AI Operations beschreibt den operativen Betrieb von Geschäftsprozessen, die nicht mehr nur digitalisiert, sondern mithilfe künstlicher Intelligenz automatisiert gesteuert werden. Während klassische Digitalisierung Papier in digitale Dateien überführt und Robotic Process Automation (RPA) feste Regelabläufe automatisiert, gehen AI Operations einen Schritt weiter: Prozesse verstehen eingehende Informationen, bereiten Entscheidungen vor, steuern Abläufe automatisiert und optimieren sich kontinuierlich.

Typische Bausteine sind KI-gestützte Datenerfassung, automatische Klassifikation, intelligente Workflows sowie eine gezielte menschliche Validierung an entscheidenden Stellen (Human in the Loop). Ziel ist es, manuelle Routinetätigkeiten zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und skalierbar zu machen – ohne dass der Personalaufwand linear mitwächst.

Akte

Eine Akte ist die organisatorische Zusammenfassung aller Dokumente, die zu einem bestimmten Sachverhalt, einer Person, einem Objekt oder einem Geschäftsfall gehören – etwa eine Personal-, Kredit-, Bau- oder Behördenakte. Sie ist die oberste Ordnungseinheit im Schriftgut.

Innerhalb des Dokumentenmanagements folgt die Ablage einer Hierarchie: Eine Akte kann in Vorgänge oder Register untergliedert sein, diese enthalten einzelne Dokumente, und ein Dokument besteht wiederum aus einem oder mehreren Blättern bzw. Seiten. In digitaler Form spricht man von der elektronischen Akte (E-Akte).

Aktenarchivierung & Logistik

Unter Aktenarchivierung und Logistik versteht man die sichere physische Aufbewahrung von Akten und Dokumenten in Verbindung mit den dazugehörigen Transport- und Verwaltungsprozessen. Der Lebenszyklus umfasst typischerweise die Abholung vor Ort, den gesicherten Transport, die strukturierte Einlagerung in einem Sicherheits- bzw. Hochsicherheitsarchiv, die Indexierung der Bestände sowie – nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen – die datenschutzkonforme Vernichtung.

Moderne Archivierungslösungen verbinden die physische Lagerung mit digitalem Zugriff: Über eine Indexierung und eine digitale Archivstruktur lassen sich einzelne Dokumente bei Bedarf schnell auffinden und webbasiert bereitstellen. So werden ausgelagerte Akten nicht „weggelegt“, sondern bleiben jederzeit verfügbar.

Aktenvernichtung (DIN 66399)

Die datenschutzkonforme Aktenvernichtung beschreibt die sichere Entsorgung von Dokumenten und Datenträgern nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich ist die Norm DIN 66399, die Datenträger in Schutzklassen und Sicherheitsstufen einteilt und festlegt, wie fein das Material zerkleinert werden muss. Je sensibler die Daten, desto höher die erforderliche Sicherheitsstufe.

Eine ordnungsgemäße Vernichtung erfolgt über zertifizierte Prozesse und wird lückenlos dokumentiert, sodass der Nachweis der datenschutzgerechten Entsorgung jederzeit erbracht werden kann.

Archive

In einem Archiv werden Unterlagen in unterschiedlichsten Formen dauerhaft aufbewahrt – sowohl Papierdokumente als auch elektronische Informationen. Die Dokumente werden gesammelt und für berechtigte Nutzer zugänglich gemacht. Zweck ist vor allem, benötigte Informationen schnell wiederfinden zu können. Daher sind ein systematischer Aufbau und eine kontinuierliche Pflege für ein Archiv unerlässlich.

Ein klar definiertes Ordnungs- und Klassifizierungssystem – etwa nach Vorgang, Kategorie oder Thema – ist dabei die Grundlage. Im digitalen Kontext meint der Begriff zudem strukturierte, durchsuchbare Datenbestände, auf die ortsunabhängig zugegriffen werden kann.

Archivierungssysteme

Archivierungssysteme dienen dazu, Informationen in Form von Dokumenten, Akten oder anderen Unterlagen langfristig aufzubewahren. Da Informationen heute überwiegend elektronisch erfasst werden, gibt es spezielle Systeme für die digitale Aufbewahrung. Sie erleichtern das Suchen und Finden von Dokumenten erheblich.

Wichtig ist eine einheitliche Systematik – unabhängig davon, ob elektronisch oder in Papierform archiviert wird. Die Unterlagen erhalten eine eindeutige Registratur und werden einem bestimmten Bereich zugeordnet. Archivierungssysteme unterstützen außerdem die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten und bilden – etwa als revisionssichere Archive – die Grundlage für rechtssichere digitale Prozesse.

Atruvia / agree21

Die Atruvia AG ist der IT-Dienstleister der genossenschaftlichen FinanzGruppe (Volksbanken und Raiffeisenbanken). agree21 bezeichnet die zentrale Banksteuerungs- und Anwendungslandschaft, in der genossenschaftliche Banken ihre Geschäftsprozesse abwickeln.

Für die Digitalisierung von Bankunterlagen ist eine systemkonforme Integration in die Atruvia-Systemwelt entscheidend: Dokumente werden so aufbereitet und übergeben, dass sie ohne Medienbruch direkt in den agree21-nahen Prozessen weiterverarbeitet werden können – etwa für digitalen Posteingang, Kreditakten oder das Tagesgeschäft.

Aufbewahrungsverpflichtung

Kaufleute sind verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Geschäftsbriefe über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die Pflicht ergibt sich vor allem aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Frist für Buchungsbelege durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt weiterhin eine Frist von sechs Jahren; für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen bleiben es zehn Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Übergangsregelungen.

Entscheidend für den Fristbeginn ist nicht das Belegdatum, sondern das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte bzw. der Beleg entstanden ist. Steuerlich relevante Unterlagen müssen, sofern sie digital vorliegen, auch digital und GoBD-konform archiviert werden – ein Ausdruck und anschließendes Löschen reicht nicht aus. Im Zweifel kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein, etwa bei laufenden Prüfungen.

Automatische Verschlagwortung

Um Informationen schnell wiederzufinden, setzen viele Unternehmen auf die automatische Verschlagwortung, die auch als Indexierung bezeichnet wird. Angesichts wachsender Informationsmengen ist sie ein zentraler Bestandteil des Dokumentenmanagements geworden, denn gesuchte Begriffe lassen sich so – auch in sehr umfangreichen Dokumenten – schnell finden.

Bei der Volltextindexierung werden alle Wörter eines Dokuments erfasst und durchsuchbar gemacht. Ausgenommen sind sogenannte Stoppwörter (z. B. Artikel, Konjunktionen oder Präpositionen), die für die inhaltliche Suche keine Rolle spielen. Moderne Verfahren ergänzen die klassische Verschlagwortung zunehmend um KI-gestützte Erkennung von Inhalten, Zusammenhängen und Relevanz.

Banking Process Operations

Banking Process Operations bezeichnet die Übernahme und Optimierung dokumentenbasierter Prozesse für die Finanzbranche – idealerweise direkt integriert in die bestehende Systemwelt der Bank, ohne Medienbrüche und ohne den Aufbau paralleler Insellösungen.

Statt neben den Bankensystemen zu arbeiten, erfolgt die Verarbeitung innerhalb der vorhandenen Prozesslandschaft. Bei Sparkassen geschieht dies über zertifizierte Schnittstellen zur Finanz Informatik (FI) und die Integration in OSPlus und ZDA, bei Volksbanken und Raiffeisenbanken über die Anbindung an die Atruvia-Systemwelt und agree21-Prozesse. Typische Anwendungsfelder sind der digitale Posteingang, die Aufbereitung von Bestands- und Kreditakten, das laufende Tagesgeschäft sowie die Datenvalidierung und Dunkelverarbeitung.

BasisAkte (SAGA Aktenmodell)

Die SAGA BasisAkte ist die einfachste der drei SAGA Strukturierungsstufen für digitalisierte Akten (BasisAkte, MultiregisterAkte, KlassifizierteAkte) und steht für den schnellen Einstieg in die digitale Aktenverwaltung – etwa für Personal-, Bau- oder Kreditakten.

Das Prinzip: Eine Akte entspricht einer durchsuchbaren Datei. Die Unterlagen werden vollständig erfasst und sicher archiviert und sind – soweit technisch möglich – volltextrecherchierbar. Die BasisAkte eignet sich ideal für eine schnelle Digitalisierung mit minimalem Aufwand und für effiziente Auskunfts- und Archivprozesse.

Bauakte / Bau­aktendigitalisierung

Eine Bauakte bündelt sämtliche Unterlagen zu einem Bauvorhaben – Pläne, Genehmigungen, Schriftverkehr, Statik und Nachweise. Bei der Bauaktendigitalisierung werden diese Bestände in strukturierte, durchsuchbare und direkt nutzbare digitale Informationen überführt.

Je nach Anforderung reicht die Strukturtiefe von einer einfachen, volltextrecherchierbaren Datei je Akte über eine registerweise Gliederung bis hin zur dokumentgenauen Klassifikation, bei der jedes Dokument einzeln erfasst und einer Kategorie zugeordnet wird. Da Bauakten häufig großformatige Pläne und historische Belege enthalten, ist eine formatgerechte und schonende Verarbeitung wichtig. Optional kann die Digitalisierung TR-RESISCAN-konform mit Transfervermerk erfolgen.

Behördenakten

Behördenakten dienen dazu, wichtige Informationen und Dokumente einer öffentlichen Stelle aufzubewahren. Damit sie schnell wiedergefunden werden, müssen sie systematisch angelegt und mit einem eindeutigen Aktenzeichen versehen sein. Einheitliche Vorschriften stellen sicher, dass jede Akte einem Thema oder Vorgang eindeutig zugeordnet werden kann.

Neben der klassischen Papierakte gewinnt die elektronische Akte (E-Akte) immer mehr an Bedeutung. Sie ist ein zentraler Baustein des E-Governments und ermöglicht transparentere, medienbruchfreie Verwaltungsprozesse. Da elektronische Akten anders verwaltet werden als Papierunterlagen, kommen hierfür spezielle E-Akten- und Fachverfahrenssysteme zum Einsatz.

Bibliotheken

Eine Bibliothek im herkömmlichen Sinne ist eine Institution, die Zugang zu Büchern, Zeitschriften und anderen publizierten Informationen bietet – zunehmend auch in digitalisierter Form, etwa als E-Books oder elektronische Zeitschriften. Charakteristisch ist die Ausleihe: Nutzer können Inhalte und Standorte recherchieren und Unterlagen bei Bedarf entleihen.

Bibliotheken sind nach Fachbereichen oder Themenschwerpunkten geordnet. Der Begriff wird darüber hinaus auch übertragen für strukturierte digitale Sammlungen verwendet, etwa für elektronische Medienarchive oder Fachdatenbanken.

Blatt

Ein Blatt bezeichnet ein einzelnes physisches Papierblatt. Es besitzt zwei Seiten – eine Vorder- und eine Rückseite. Das Blatt ist damit von der Seite zu unterscheiden: Ein beidseitig bedrucktes Blatt entspricht zwei Seiten.

In der Digitalisierung ist das Blatt häufig die Mengen- und Abrechnungseinheit, da der Umfang eines Auftrags oft in Blatt angegeben wird. Beim Scannen wird zwischen einseitiger Erfassung (Simplex) und beidseitiger Erfassung (Duplex) unterschieden.

BSI TR-03138 (TR-RESISCAN)

Die Technische Richtlinie TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – kurz TR-RESISCAN – beschreibt das rechtssichere und revisionssichere Ersetzende Scannen. Sie definiert organisatorische und technische Maßnahmen, mit denen Papierdokumente so digitalisiert werden, dass die digitalen Dokumente die Papieroriginale beweiswerterhaltend ersetzen können.

Kennzeichnend sind klar definierte, dokumentierte und nachvollziehbare Verarbeitungsprozesse, durchgängige Qualitäts- und Sicherheitskontrollen sowie die Sicherstellung der Integrität der digitalen Dokumente. Eine TR-RESISCAN-konforme Verarbeitung eignet sich besonders für stark regulierte und sicherheitskritische Bereiche wie Banken, Versicherungen, Behörden und das Gesundheitswesen.

Cloud Services

Cloud Services stellen Dokumente, Archive, Workflows und Anwendungen über eine skalierbare, ortsunabhängig erreichbare Infrastruktur bereit. Statt eigene Hardware und IT-Betrieb vorzuhalten, greifen Unternehmen über das Internet auf zentral gehostete und gepflegte Dienste zu.

Typische Bausteine im Dokumentenkontext sind ein webbasiertes Archiv, ein Dokumenten-Management-System (DMS), Posteingangs- und Rechnungseingangs-Workflows sowie KI-gestützte Prozesse. Vorteile sind zentraler Zugriff, ortsunabhängiges Arbeiten, bedarfsgerechte Skalierung und regelmäßige Updates ohne eigenen Aufwand. Voraussetzung ist eine sichere, DSGVO-konforme Infrastruktur mit hohen Sicherheitsstandards.

Dateiformate

Eine Datei ist ein strukturierter Bestand inhaltlich zusammengehöriger, nicht flüchtiger Daten, der auf einem Datenträger abgelegt wird. Jede Datei besitzt ein klar definiertes Dateiformat, das sie einem bestimmten Programm zuordnet und Syntax (Aufbau) sowie Semantik (Bedeutung) der enthaltenen Daten festlegt.

Erst das passende Format und das zugehörige Programm ermöglichen es, eine Datei korrekt zu interpretieren und darzustellen. Formate werden von Softwareherstellern oder standardisierenden Gremien definiert. Im Dokumentenmanagement besonders relevant sind PDF und insbesondere das archivtaugliche PDF/A sowie Bildformate wie TIFF oder JPEG.

Dateiserver

Die Hauptaufgabe von Dateiservern besteht darin, Speicherplatz für große Datenmengen bereitzustellen und mehreren Nutzern den Zugriff darauf über ein Netzwerk zu ermöglichen. Ein solcher Server besteht aus Hardware (z. B. Festplatten) und der zugehörigen Software, die den Zugriff steuert. Nutzungsrechte werden von Administratoren vergeben.

Dateiserver vereinfachen die Zusammenarbeit in Gruppen: Alle Nutzer arbeiten mit denselben, zentral abgelegten Dateien, wodurch Versionsunterschiede vermieden werden. Der Datenaustausch funktioniert betriebssystemübergreifend. Zunehmend werden klassische Dateiserver durch cloudbasierte Speicher- und Kollaborationslösungen ergänzt oder ersetzt.

Daten

Daten sind Informationen, die in logisch gruppierten Einheiten aufgebaut sind – etwa die personenbezogenen Daten einer Person. Es handelt sich um Angaben, die mit Computern erfasst und verarbeitet werden können; auch Textdateien und andere Dokumente fallen darunter.

In der Informatik sind Daten Zeichenketten, die nach festen Regeln aufgebaut und weiterverarbeitet werden; die Speicherung erfolgt meist binär. Daten werden in Datenbanken archiviert und verwaltet, sodass auch sehr große Mengen gesammelt und bei Bedarf abgerufen werden können. Aus Rohdaten entsteht erst durch Strukturierung und Veredelung echter Nutzwert.

Datenbankserver

Datenbankserver beherbergen eine oder mehrere Datenbanken und stellen sie mehreren Clients zur Verfügung. Sie dienen dazu, sehr große Datenmengen aufzunehmen, und sind sozusagen eine zentrale Sammelstelle, die von vielen Nutzern gemeinsam genutzt wird.

Häufig wird von einem entfernten Applikationsserver auf die Datenbank zugegriffen. Bei großem Datenvolumen werden Datenbank- und Anwendungssystem auf getrennten Rechnern betrieben, um Leistung und Verfügbarkeit zu sichern und Ausfälle oder langsame Übertragungen zu vermeiden.

Datensicherung

Eine Datensicherung – auch Backup genannt – umfasst das Anlegen von Kopien vorhandener Daten, um diese vor Verlust zu schützen. Da Systeme ausfallen, beschädigt oder kompromittiert werden können, sollten Daten regelmäßig gesichert werden, klassisch auf externen Datenträgern oder heute überwiegend in redundanten, häufig cloudbasierten Speicherumgebungen.

Für maximale Ausfallsicherheit wird die Datenhaltung an getrennten Standorten abgesichert (Redundanz). Eine Datensicherung ist von der revisionssicheren Archivierung zu unterscheiden: Erstere schützt vor Datenverlust, Letztere stellt die unveränderbare, nachweisbare Langzeitaufbewahrung sicher.

Daten­veredelung

Datenveredelung bezeichnet den Prozess, aus rohen, unstrukturierten Informationen hochwertige, strukturierte und nutzbare Datensätze zu erzeugen. Rohdaten allein haben kaum Wert – erst durch Erkennung, Validierung, Anreicherung und Strukturierung werden sie konsistent und systemübergreifend verwertbar.

Veredelte Daten bilden die Grundlage für Automatisierung, Analytics und KI-gestützte Prozesse. Im Input Management entsteht so aus eingehenden Dokumenten ein aktiv nutzbarer Datenbestand statt eines reinen Archivs.

Digital-Asset-Management (DAM)

Digital-Asset-Management (DAM) bezeichnet die Archivierung und Verwaltung digitaler Inhalte, vor allem von Mediendateien wie Grafiken, Audio- und Videodateien, aber auch Textdokumenten. DAM gehört zum Bereich der Content-Management-Systeme.

Zu den Kernaufgaben zählen das Importieren, Exportieren und gegebenenfalls Konvertieren von Dateien sowie das Suchen, Sichten, Kombinieren und Archivieren der Inhalte. Auf diese Weise lassen sich Mediendaten in elektronischen Akten bündeln und für Recherchezwecke jederzeit schnell und gut sortiert abrufen.

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung bezeichnet das geordnete Speichern von Daten und Dokumenten auf elektronischen Speichermedien. Häufig werden papiergebundene Dokumente eingescannt und als Datei gespeichert, die jederzeit abrufbar und bei Bedarf auch wieder druckbar ist.

Die digitale Archivierung folgt einer klaren strukturellen Logik, um archivierte Dokumente schnell und systematisch wiederzufinden. Sie spart nicht nur Lagerplatz und Papier, sondern verkürzt vor allem die Zugriffszeiten. Für rechtlich relevante Unterlagen ist die revisionssichere, GoBD-konforme Ausgestaltung entscheidend.

DMS (Dokumenten-Management-System)

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein computergestütztes System zur Verwaltung, Archivierung und Steuerung von Dokumenten. Papiergebundene Unterlagen werden in digitale Dokumente überführt und zentral verwaltet – das dient sowohl der Sicherung als auch der sortierten, schnell abrufbaren Aufbewahrung.

Eine Kerneigenschaft ist die datenbankgestützte Metadatenverwaltung, durch die Dokumente systematisch erschlossen und einfach gefunden werden. Weitere typische Funktionen sind Versionierung, Berechtigungssteuerung und Nachvollziehbarkeit. Ein DMS bildet häufig die Informationsbasis für nachgelagerte Geschäfts- und Workflow-Prozesse.

Document Imaging

Document Imaging stammt aus dem englischsprachigen Raum und bezeichnet Systeme zur Erzeugung, Verwaltung und Archivierung gescannter Dokumente. Dokumente können damit nicht nur erstellt, verwaltet und gespeichert, sondern auch durchsucht und bei Bedarf wieder in Papierform ausgegeben werden.

Ursprünglich diente Document Imaging der reinen Archivierung; die Funktionen wurden jedoch stark erweitert. Heute ist es eher als historischer bzw. grundlegender Baustein moderner Dokumenten-Management- und Enterprise-Content-Management-Systeme zu verstehen.

Dokument

Ein Dokument ist eine in sich abgeschlossene, inhaltlich zusammengehörige Informationseinheit – zum Beispiel ein Vertrag, eine Rechnung, ein Brief oder ein Nachweis. Es ist die zentrale Einheit, die im Dokumentenmanagement erfasst, klassifiziert, verschlagwortet und verwaltet wird.

Ein Dokument kann aus einem einzelnen oder aus mehreren Blättern bzw. Seiten bestehen. In der Ordnungshierarchie steht es unterhalb von Akte und Vorgang: Mehrere thematisch zusammengehörige Dokumente bilden einen Vorgang, mehrere Vorgänge bzw. Dokumente eine Akte.

Dokumentenechtheit

Der Begriff Dokumentenechtheit fasst Kriterien zusammen, denen ein Dokument entsprechen muss, um als dokumentenecht zu gelten. Ein dokumentenechtes Schriftstück muss mit Schreibmedien erstellt sein, die bestimmte Eigenschaften erfüllen: Die verwendete Tinte darf nicht verlaufen, muss schnell trocknen, gegen Chemikalien resistent sein und darf nicht bis zur Unlesbarkeit verblassen.

Auch die Aufbewahrung darf das Dokument weder verfälschen noch beschädigen. Geprüft wird Dokumentenechtheit vor allem bei Urkunden, wertvollen Schriftstücken oder Testamenten. Im digitalen Umfeld treten an ihre Stelle Verfahren wie die qualifizierte elektronische Signatur und die revisionssichere Archivierung.

Dokumentenklassen

Dokumentenklassen werden in verschiedenen Bereichen genutzt, um gleichartige Objekte zu gruppieren. Im Dokumentenmanagement dienen sie der Archivierung: Durch die Einteilung in Klassen lassen sich Dokumente leichter unterscheiden, besser sortieren und gezielter wiederfinden.

Eine durchdachte Klassenbildung schafft übersichtliche Dokumentensammlungen und erleichtert die Recherche. Sie bildet zugleich die Grundlage für die automatische Klassifikation, bei der KI-Verfahren eingehende Dokumente selbstständig der passenden Klasse zuordnen.

Dokumenten-Technologien (DRT)

Im Umgang mit elektronischen Dokumenten spricht man auch von Dokumenten-Technologien. Sie dienen der Erzeugung, Erfassung, Aufbereitung, Sicherung und Verteilung von Dokumenten. Der Begriff ist eine Übertragung des englischen Document Related Technologies (DRT).

Mit Dokumenten-Technologien lassen sich elektronische Dokumente nicht nur verwalten und aufbewahren, sondern auch strukturiert bereitstellen und verteilen. Sie umfassen damit das gesamte Spektrum von der Erfassung über das Management bis zur Langzeitarchivierung.

DORA (Digital Operational Resilience Act)

DORA ist eine EU-Verordnung zur Stärkung der digitalen operationalen Resilienz im Finanzsektor. Sie stellt einheitliche Anforderungen an das Management von IKT-Risiken (Informations- und Kommunikationstechnologie), an die Meldung von Vorfällen, an Tests der Widerstandsfähigkeit sowie an das Management von Risiken durch Drittdienstleister.

Für Dienstleister, die für Banken, Versicherungen und andere Finanzunternehmen dokumentenbasierte Prozesse übernehmen, bedeutet DORA, dass ihre Verarbeitungs- und Sicherheitsstandards den regulatorischen Vorgaben des Finanzsektors entsprechen müssen.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die zentrale europäische Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie legt fest, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen, und definiert Grundsätze wie Zweckbindung, Datenminimierung, Integrität und Vertraulichkeit sowie Rechenschaftspflicht.

Bei der Digitalisierung und Archivierung sensibler Unterlagen – etwa Personal-, Kunden- oder Kreditakten – ist eine DSGVO-konforme Verarbeitung zwingend. Dazu gehören klare Berechtigungskonzepte, gesicherte Transport- und Verarbeitungsprozesse, lückenlose Nachvollziehbarkeit und ein Löschkonzept für den Umgang mit Aufbewahrungsfristen.

Dunkel­verarbeitung

Als Dunkelverarbeitung (englisch Straight-Through Processing) bezeichnet man die vollautomatische Bearbeitung eines Vorgangs vom Eingang bis zum Abschluss, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Voraussetzung sind eine hohe Datenqualität sowie verlässliche Erkennungs-, Klassifikations- und Validierungsregeln.

Im Dokumenten- und Banking-Umfeld ermöglicht eine stabile Dunkelverarbeitung kurze Durchlaufzeiten und entlastet Fachabteilungen, weil nur noch Ausnahmefälle und Prüfschritte von Menschen bearbeitet werden müssen.

E-Akte / Elektronische Akte

Die elektronische Akte (E-Akte) bündelt alle zu einem Vorgang, einer Person oder einem Objekt gehörenden Dokumente in einer strukturierten, digitalen Form. Sie löst die klassische Papierakte ab und macht Informationen ortsunabhängig, durchsuchbar und gleichzeitig für berechtigte Nutzer verfügbar.

E-Akten werden je nach Anwendungsfall unterschiedlich strukturiert – etwa als Personalakte, Kreditakte oder Behördenakte. Charakteristisch sind eine klare Gliederung nach Registern oder Kategorien, Volltextsuche, Berechtigungskonzepte und die Integration in nachgelagerte Workflows. Sie ist ein zentraler Baustein medienbruchfreier, digitaler Prozesse.

ECM/CMS (Enterprise Content Management / Content Management System)

Enterprise Content Management (ECM) bzw. ein Content-Management-System (CMS) bezeichnet ein elektronisches System zur Verwaltung von Inhalten und Dokumenten, das sich auch für die digitale Archivierung eignet. Es bildet ein digitales Archiv für Zeichnungen, Belege oder Dokumente und ermöglicht zugleich deren Management.

Typische Funktionen sind die Verteilung von Dokumenten an zuständige Bearbeiter, die Steuerung von Zugriffsrechten, die Verknüpfung und Verarbeitung von Inhalten sowie die Erstellung von Bearbeitungshistorien. In größeren Organisationen ist ein ECM für den professionellen Umgang mit großen Dokumenten- und Datenmengen meist unerlässlich.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst das Erfassen, Prüfen, Zuordnen und Freigeben eingehender Rechnungen. Klassisch ist dieser Prozess manuell, langsam und fehleranfällig. Durch Digitalisierung und Automatisierung wird daraus ein durchgängiger, transparenter Workflow.

KI-gestützt werden relevante Rechnungsdaten wie Lieferant, Beträge und Rechnungsnummern automatisch ausgelesen, validiert und plausibilisiert, klassifiziert und an Buchhaltungs- bzw. ERP-Systeme übergeben. Vorteile sind kürzere Durchlaufzeiten, vermiedene Skontoverluste, höhere Transparenz über offene Rechnungen sowie eine revisionssichere Archivierung aller Vorgänge.

Electronic Data Interchange (EDI)

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den elektronischen Datenaustausch. Es ist ein Sammelbegriff für den weitgehend automatischen Versand (teil-)strukturierter Nachrichten zwischen Anwendungssystemen und Institutionen.

Man unterscheidet asynchrone und synchrone Verfahren: Beim asynchronen Verfahren werden die Daten mehrfach zwischengespeichert und in getrennten Schritten verschickt (vergleichbar dem E-Mail-Versand); beim synchronen Verfahren wird die Nachricht in einer laufenden Verbindung übermittelt und beantwortet (vergleichbar dem Austausch über einen Messenger). EDI ist eine wichtige Grundlage für medienbruchfreie Geschäftsprozesse zwischen Partnern.

Elektronische Archivierung

Bei der elektronischen Archivierung werden Daten und Dokumente sortiert und dauerhaft auf elektronischem Wege gespeichert, in der Regel mithilfe spezieller Archivsysteme. Sie dient der unveränderbaren, langfristigen Aufbewahrung elektronischer Informationen.

Die archivierten Informationen lassen sich zur Datensicherung, zur Verbreitung und vor allem zu Recherchezwecken nutzen, da sie gut strukturiert und schnell auffindbar sind. Besonders für große Datenmengen in Unternehmen und Verwaltungen ist die elektronische Archivierung das Mittel der Wahl. Für rechtsrelevante Unterlagen gelten die Anforderungen der revisionssicheren, GoBD-konformen Archivierung.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet umfangreiche Anwendungssoftware, mit der Unternehmen ihre Ressourcen und Geschäftsprozesse planen und steuern. ERP-Systeme kommen unter anderem in Vertrieb, Marketing, Warenwirtschaft, Finanzwesen und Personalwesen zum Einsatz.

Mit ihnen lassen sich Belege erstellen, Stammdaten verwalten und Geschäftsprozesse durchgängig abbilden. Im Dokumentenkontext sind ERP-Systeme ein zentrales Zielsystem: Erfasste und veredelte Daten – etwa aus der Eingangsrechnungsverarbeitung – werden über Schnittstellen direkt an das ERP übergeben und dort weiterverarbeitet.

FiBu (Finanzbuchhaltung)

FiBu ist die Kurzform für Finanzbuchhaltung, einen Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung ist meist die zugehörige Software gemeint, mit der zahlenbezogene Vorgänge und Belege erfasst, geordnet, dokumentiert und archiviert werden.

Eine kontrollierte Finanzbuchhaltung verschafft Unternehmen einen Überblick über ihre Finanzlage und macht Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar. Eine sorgfältige, GoBD-konforme Vorgehensweise ist besonders bei Prüfungen und Nachweispflichten von Vorteil.

Finanz Informatik (FI) / OSPlus

Die Finanz Informatik (FI) ist der zentrale IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. OSPlus ist das von der FI betriebene Kernbanksystem, in dem Sparkassen ihre Geschäftsprozesse abwickeln; ZDA bezeichnet das zugehörige Archiv- und Dokumentenumfeld.

Für die Digitalisierung von Bankunterlagen ist die direkte, zertifizierte FI-Integration entscheidend: Dokumente werden ohne Medienbruch in OSPlus und ZDA verfügbar gemacht und in das Input Management eingesteuert. So lassen sich Posteingang, Bestands- und Kreditakten sowie das Tagesgeschäft prozesssicher abbilden.

Full Service

Full Service ist ein Begriff aus der Dienstleistungsbranche und bezeichnet ein Angebot, bei dem ein Anbieter verschiedene Leistungen bündelt und seinen Kunden eine umfassende Lösung „aus einer Hand“ bietet.

Im Dokumentenumfeld umfasst Full Service typischerweise den gesamten Lebenszyklus – von der Abholung der Unterlagen über Transport, Digitalisierung, Strukturierung und Archivierung bis hin zur datenschutzkonformen Vernichtung. Für den Kunden besteht der Vorteil vor allem darin, für alle Aufgaben einen einzigen, verantwortlichen Ansprechpartner zu haben.

GoBD

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden 2014 vom Bundesministerium der Finanzen eingeführt und lösten die früheren GDPdU ab. Rechtsgrundlage sind insbesondere die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Die GoBD definieren Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung steuerrelevanter Daten sowie an den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung. Steuerlich relevante Dokumente, die digital entstehen oder eingehen, müssen auch digital und revisionssicher aufbewahrt werden – ein bloßer Ausdruck genügt nicht.

Großformatdigitalisierung

Die Großformatdigitalisierung umfasst das Scannen großformatiger Unterlagen wie Baupläne, Konstruktions- und Fertigungszeichnungen, Lagepläne oder technische Dokumentationen – häufig im Format DIN A0 und größer.

Entscheidend sind eine hochauflösende, verzerrungsfreie und maßstabsgetreue Wiedergabe, damit feine Linien, Beschriftungen und Details erhalten bleiben, sowie ein schonender Umgang mit oft einzigartigen und empfindlichen Originalen. Durch Strukturierung, Indexierung (z. B. nach Projekt, Objekt oder Bauphase) und Volltextsuche werden aus Plänen sofort nutzbare, teilbare digitale Arbeitsunterlagen.

Groupware

Groupware bezeichnet Software, die die Zusammenarbeit von Teams – insbesondere über räumliche Distanz hinweg – unterstützt. Da Arbeitsgruppen heute häufig standortübergreifend oder mobil arbeiten, ermöglicht Groupware eine gemeinsame, computergestützte Zusammenarbeit.

Typische Funktionen sind E-Mail, gemeinsame Kalender, Telefon- und Videokonferenzen, geteilte Dokumente sowie der gemeinsame Zugriff auf Archive und Daten. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Informationen und können sich darüber austauschen – heute meist über cloudbasierte Kollaborationsplattformen.

Informationslogistik

Informationslogistik ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und sorgt für den korrekten Informationsfluss innerhalb einer Organisation. Sie stellt sicher, dass die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Besonders bei auftragsbezogenem Arbeiten gibt sie Auskunft über Abläufe und liefert Nachweise, falls es zu Rückfragen oder Komplikationen kommt. Eine funktionierende Informationslogistik schafft kontrollierte, nachvollziehbare Arbeitsabläufe und gut strukturierte, jederzeit abrufbare Archive.

Informationsmanagement

Informationsmanagement umfasst alle Vorgänge, die innerhalb eines Unternehmens zur Beschaffung, Verwaltung und Bereitstellung notwendiger Informationen dienen. Da viele Arbeitsprozesse auf aktuelle und verlässliche Daten angewiesen sind, setzen Organisationen auf ein strukturiertes Management von Informationen.

In der Regel kommen dafür spezialisierte Systeme zum Einsatz, etwa für das Datenbankmanagement, Enterprise Content Management oder Wissensmanagement. Ziel ist es, Informationen konsistent zu erheben, zu strukturieren und für die Wiederverwendung verfügbar zu machen.

Input Management

Input Management bezeichnet die Erfassung, Erkennung, Klassifikation und Verteilung aller eingehenden Informationen und Dokumente – unabhängig vom Eingangskanal (Papierpost, E-Mail, digitale Dokumente). Es ist der Startpunkt nachgelagerter Geschäftsprozesse.

Ein moderner, KI-gestützter („AI-First“) Ansatz erfasst Inhalte nicht nur, sondern versteht sie: Dokumente werden automatisch klassifiziert, zugeordnet, validiert und angereichert, sodass Prozesse ohne manuelles Eingreifen starten können. Werden Daten von Anfang an richtig strukturiert, entstehen Prozesse, die schneller laufen, weniger kosten und sich besser skalieren lassen.

Intelligent Document Processing (IDP) / KI-gestützte Datenerfassung

Intelligent Document Processing (IDP) bzw. KI-gestützte Datenerfassung beschreibt die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz. Über klassische OCR-Texterkennung hinaus werden Inhalte, Dokumenttypen und Zusammenhänge erkannt, relevante Daten extrahiert, validiert und strukturiert.

Im Vergleich zur manuellen Erfassung arbeitet IDP schneller, präziser und ohne aufwendige Nacharbeit. Die Systeme lernen kontinuierlich dazu und verbessern so ihre Erkennungsqualität. IDP ist eine zentrale Grundlage für AI Operations und für die Datenveredelung.

ISO 9001

ISO 9001 ist die international maßgebliche Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie legt Anforderungen fest, mit denen Organisationen ihre Prozesse standardisieren, dokumentieren und kontinuierlich verbessern, um eine gleichbleibend hohe Qualität ihrer Leistungen sicherzustellen.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 wird durch externe Audits bestätigt und ist im Dienstleistungsumfeld ein wichtiger, nachprüfbarer Qualitätsnachweis.

ISO 27001

ISO 27001 ist die international maßgebliche Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Sie definiert Anforderungen an den systematischen Schutz von Informationen hinsichtlich Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit und umfasst technische wie organisatorische Maßnahmen.

Gerade beim Umgang mit sensiblen Dokumenten und Daten ist eine ISO-27001-Zertifizierung ein zentraler, extern bestätigter Nachweis für ein hohes, kontinuierlich überprüftes Sicherheitsniveau.

Kaufmännische Dokumente

Kaufmännische Dokumente sind Schriftstücke mit kaufmännischem Inhalt – in der Regel Belege, Handelsbriefe, Geschäftsinformationen oder steuerrelevante Unterlagen. Sie haben in der Aufbewahrung eine hohe Priorität und müssen fachgerecht gesichert und professionell archiviert werden.

Wichtig sind dabei das schnelle Wiederfinden und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Es empfiehlt sich, papierbasierte Dokumente elektronisch und GoBD-konform zu archivieren. Originale können – sofern gesetzlich zulässig und entsprechende Backups vorhanden sind – nach dem Scannen sicher ausgelagert oder datenschutzkonform vernichtet werden.

Klassifikation (automatische Dokumentenklassifikation)

Die automatische Klassifikation ordnet eingehende Dokumente selbstständig dem passenden Dokumenttyp und der richtigen Kategorie zu. Statt Dokumente manuell zu sichten und vorzusortieren, erkennt das System anhand von Inhalt, Struktur und Merkmalen, um welche Art von Dokument es sich handelt.

Die Klassifikation ist der entscheidende Mehrwert gegenüber dem reinen Scannen: Erst durch die Zuordnung zu einer Aktenlogik entstehen strukturierte, schnell auffindbare Bestände und die Grundlage für automatisierte Folgeprozesse. Bei vielen Verfahren ist eine Vorsortierung durch den Auftraggeber nicht erforderlich.

KlassifizierteAkte (SAGA Aktenmodell)

Die SAGA KlassifizierteAkte ist die höchste der drei SAGA Strukturierungsstufen (BasisAkte, MultiregisterAkte, KlassifizierteAkte) und steht für maximale Effizienz durch intelligente Daten.

Hier wird jedes Dokument einzeln erfasst und klassifiziert und automatisch der passenden Kategorie – je nach Anwendungsfall auch einem Mitarbeitenden, Vorgang oder Objekt – zugeordnet. Auf dieser Basis entsteht ein maßgeschneidertes Kategorisierungssystem. Die KlassifizierteAkte ist optimiert für digitale Workflows, Fachanwendungen und AI Operations und bildet die Grundlage für eine automatisierte Weiterverarbeitung.

Kreditakte / Kredit­aktendigitalisierung

Kreditakten sind komplex, sensibel und geschäftskritisch. Sie enthalten vertragsrelevante Unterlagen, Kundendaten, Sicherheiteninformationen und zahlreiche Dokumenttypen, die korrekt erkannt, zugeordnet und sicher verarbeitet werden müssen.

Bei der Kreditaktendigitalisierung werden Akten nicht nur gescannt, sondern in strukturierte, volltextrecherchierbare und direkt nutzbare digitale Bestände überführt. Der Prozess umfasst u. a. die sichere Abholung, lückenlose Registrierung und Nachverfolgung, fachliche Klassifikation, OCR-Erkennung und PDF/A-Aufbereitung sowie die Qualitätssicherung. Auf Wunsch erfolgt eine systemkonforme Übergabe in die jeweilige Bankenlandschaft (z. B. FI/OSPlus/ZDA bei Sparkassen oder Atruvia/agree21 bei genossenschaftlichen Banken).

MaRisk

MaRisk steht für die „Mindestanforderungen an das Risikomanagement“, ein Rundschreiben der deutschen Finanzaufsicht (BaFin), das die Anforderungen an die Organisation und das Risikomanagement von Kreditinstituten konkretisiert. Sie umfassen unter anderem Vorgaben zu Prozessen, internen Kontrollen und zur Auslagerung von Tätigkeiten.

Für Dienstleister, die für Banken dokumentenbasierte Prozesse übernehmen, sind MaRisk-konforme Abläufe – etwa eine eigene interne Revision und nachvollziehbare Kontrollmechanismen – ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit.

Medienbruch

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Prozesses von einem Medium in ein anderes überführt werden müssen – etwa wenn ein digital eingegangenes Dokument ausgedruckt, manuell bearbeitet und anschließend wieder erfasst wird.

Medienbrüche verursachen Aufwand, Verzögerungen und Fehlerquellen. Ziel moderner, durchgängig digitaler Prozesse ist es, Medienbrüche zu vermeiden, indem Daten von der Erfassung bis zur Weiterverarbeitung im selben System bzw. Format bleiben.

Merkmale eines Dokuments

Ein Dokument lässt sich anhand mehrerer Merkmale beschreiben: seiner physischen Beschaffenheit, seinen formalen Eigenschaften, seiner Ordnung, seinem Inhalt, der Zeit, dem Ersteller und dem Nutzer. Zu den physischen Merkmalen zählt die Form – also etwa, ob es sich um ein Papierdokument oder eine Datei handelt.

Die formalen Eigenschaften beschreiben Aufbau und Gestaltung; die Ordnung betrifft die Einordnung im Archiv. Die inhaltlichen Merkmale beziehen sich auf den Inhalt und dessen Strukturierung, das Zeitmerkmal auf Erstellungs- bzw. Eingangsdatum und Gültigkeit. Ersteller ist der Verfasser, Nutzer der Empfänger. Ein weiteres Merkmal ist der Charakter eines Dokuments, etwa seine Bearbeitbarkeit, Rechtsbeschaffenheit und Archivierungswürdigkeit.

Mikrofiche (Mikroplanfilm)

Mikrofiche, auch Mikroplanfilm genannt, ist ein traditionell weit verbreitetes Mikrofilmmedium. Es handelt sich um einen blattförmigen Film, auf dem zahlreiche stark verkleinerte Abbildungen von Dokumenten zeilen- und spaltenweise angeordnet sind.

Im Vergleich zu Filmrollen ist Mikrofiche praktisch zu handhaben und wird mit speziellen Lesegeräten ausgewertet. Mikrofiche kommt vor allem bei älteren Archivbeständen vor und kann im Rahmen einer Digitalisierung in moderne, durchsuchbare Formate überführt werden.

Mikrofilm

Mikrofilm ist ein Oberbegriff für filmbasierte Systeme, die für eine besonders platzsparende Langzeitarchivierung genutzt werden. Dokumente werden dabei stark verkleinert fotografisch auf Film festgehalten.

Zu den gängigen Medien zählen Mikrofiche (auch Mikroplanfilm genannt), Mikrofilm Jackets, Filmrollen sowie Zeichnungs- bzw. Filmlochkarten. Mikrofilm gilt als sehr langlebiges Archivmedium, ist aber für den schnellen, durchsuchbaren Zugriff weniger geeignet – weshalb Bestände heute häufig digitalisiert werden.

Mikrofilmlochkarte

Mikrofilmlochkarten – auch Zeichnungslochkarten oder Filmlochkarten genannt – verbinden ein Stück Mikrofilm mit einer Lochkarte. Über sogenannte Hollerith-Codes (Lochungen) lassen sich zusätzliche Informationen zur Identifikation und Sortierung speichern.

Diese Kombination erleichterte früher die maschinelle Verwaltung und das Wiederfinden einzelner Mikrofilmaufnahmen. Wie andere Mikrofilmmedien stammen Mikrofilmlochkarten meist aus älteren Archivbeständen und werden bei Bedarf digitalisiert.

MultiregisterAkte (SAGA Aktenmodell)

Die SAGA MultiregisterAkte ist die mittlere der drei SAGA Strukturierungsstufen (BasisAkte, MultiregisterAkte, KlassifizierteAkte). Sie bietet eine Struktur, die sich an der vorhandenen Aktenlogik orientiert.

Das Prinzip: Ein Register entspricht einer Datei. So lassen sich Inhalte klar gliedern und voneinander trennen – etwa Verträge, Nachweise und Bescheinigungen bei Personalakten oder Pläne, Genehmigungen, Schriftverkehr und Statik bei Bauakten. Das ermöglicht einen schnellen, gezielten Zugriff auf die relevanten Inhalte und eignet sich für bereits klar gegliederte Aktenbestände.

OCR (Optical Character Recognition)

Optical Character Recognition (OCR) bezeichnet ein Verfahren der Text- bzw. Zeichenerkennung. Im engeren Sinne ist OCR für die Mustererkennung zuständig, im Deutschen wird der Begriff jedoch häufig für die automatische Texterkennung insgesamt verwendet.

Im OCR-Prozess wird zunächst die Struktur erkannt (Trennung von Grafik- und Textblöcken), anschließend werden Zeilen und schließlich einzelne Zeichen erkannt. Moderne Systeme erkennen nahezu alle Schriftarten zuverlässig. OCR ist eine wichtige Grundlage für die Volltextsuche und für die KI-gestützte Datenerfassung.

PDF/A

PDF/A ist ein ISO-genormtes Dateiformat für die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten. Es ist eine spezielle Variante des PDF-Formats, bei der alle zur Darstellung benötigten Informationen (z. B. Schriften) in der Datei eingebettet sind und Inhalte verwendet werden, die eine langfristig originalgetreue Wiedergabe gewährleisten.

Dadurch lassen sich PDF/A-Dokumente auch nach vielen Jahren noch zuverlässig anzeigen, ohne von bestimmter Software oder externen Ressourcen abhängig zu sein. PDF/A ist deshalb ein etablierter Standard für die GoBD- und revisionssichere Archivierung.

Personal­akte / Digitale Personal­akte

Personalakten sind sensibel, komplex und geschäftskritisch. Die digitale Personalakte überführt sämtliche Personalunterlagen in eine sichere, strukturierte und sofort nutzbare Form, die sich in moderne HR-Prozesse integrieren lässt.

Typisch sind eine strukturierte Ablage nach HR-Logik (z. B. Verträge, Nachweise, Stammdaten), Volltextsuche, klare Berechtigungskonzepte und lückenlose Nachvollziehbarkeit. Je nach Bedarf reicht die Tiefe von einer durchsuchbaren Datei je Akte über eine registerweise Gliederung bis zur dokumentgenauen Klassifikation, die sich besonders für automatisierte HR-Prozesse eignet. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform.

Post­eingang / Digitaler Post­eingang

Der digitale Posteingang verwandelt physische und elektronische Eingangspost in einen durchgängig digitalen, automatisierten Workflow. Eingehende Briefe und Dokumente werden geöffnet, vorsortiert, gescannt, klassifiziert, Vorgängen bzw. Abteilungen zugeordnet und an die nachgelagerten Systeme übergeben.

Idealerweise erfolgt die Verarbeitung am Tag des Eingangs, sodass Vorgänge schnell, ortsunabhängig und medienbruchfrei bearbeitet werden können. Ein strukturiertes Originalmanagement stellt sicher, dass aufbewahrungspflichtige oder besonders sensible Originale erkannt und sicher zurückgeführt oder archiviert werden.

Protokollieren / Logdatei

Etwas zu protokollieren bzw. eine Logdatei anzulegen bedeutet festzuhalten, wer wann welche Aktion ausgeführt hat. Protokolle sind besonders bei wichtigen Vorgängen sinnvoll und stellen praktisch eine Archivierung von Arbeitsvorgängen dar.

Dokumentiert werden Arbeitsschritte, Inhalte und Zeitpunkte. Protokollierung ist wertvoll, wenn Leistungen oder Bearbeitungsschritte nachgewiesen werden müssen, und ist ein wesentlicher Baustein für Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. Sie kann im Voraus, parallel oder im Nachhinein erstellt werden.

Records Management

Records Management beschreibt die systematische Aufzeichnung und Verwaltung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Es handelt sich um eine vorarchivische Schriftgutverwaltung; die eigentliche, dauerhafte archivische Verwahrung wird als Records Preservation bezeichnet.

Records Management ist die Grundlage einer übersichtlichen, strukturierten Aktenführung: Schriftgut wird kontrolliert erstellt, verwaltet, genutzt und aufbewahrt, sodass es jederzeit abrufbar und als Nachweis verfügbar ist. Dazu werden Metadaten erfasst, Eingangsdaten festgelegt und ein durchdachtes Ordnungssystem aufgebaut. Berechtigungskonzepte verhindern unbefugte Einblicke.

Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) bezeichnet die Kapitalrendite, also das Verhältnis zwischen erzieltem Ertrag und eingesetztem Kapital. Der Begriff stammt aus dem Finanzwesen, lässt sich aber auch auf das Dokumentenmanagement übertragen.

Hier geht man davon aus, dass der Einsatz effizienter, passgenauer Dokumentenmanagement-, Archivierungs- und Automatisierungslösungen eine hohe Rendite erzielt: Je weniger Zeit für das Wiederfinden von Dokumenten oder für manuelle Routinetätigkeiten aufgewendet werden muss, desto geringer sind Aufwand und Kosten. Der richtige Einsatz dieser Systeme besitzt daher in der Regel einen positiven ROI.

Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung bezeichnet die Aufbewahrung von Dokumenten in einer Weise, die deren Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und langfristige Verfügbarkeit sicherstellt. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass digitale Dokumente als verlässlicher Nachweis dienen können.

Charakteristisch sind die unveränderbare Speicherung, eine lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, eine geordnete Wiederauffindbarkeit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (insbesondere der GoBD). In Verbindung mit Verfahren wie dem ersetzenden Scannen nach BSI TR-RESISCAN bildet sie die Grundlage rechtssicherer digitaler Prozesse.

RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet die Automatisierung regelbasierter, wiederkehrender Aufgaben mithilfe von Software-Robotern, die bestehende Anwendungen so bedienen, wie es sonst ein Mensch tun würde. RPA eignet sich besonders für klar strukturierte, gleichförmige Abläufe.

RPA ist häufig der erste Schritt der Prozessautomatisierung. An seine Grenzen stößt es jedoch bei Aufgaben, die Verständnis, Interpretation oder Entscheidungen erfordern. Hier setzen AI Operations an, bei denen Prozesse Informationen nicht nur abarbeiten, sondern verstehen, entscheiden und sich selbst optimieren.

Scan-on-Demand

Scan-on-Demand bedeutet, dass Unterlagen erst dann eingescannt und digitalisiert werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Die Dokumente lagern bis dahin sicher in einem physischen Archiv, dessen Umfang flexibel gewählt werden kann.

Erst auf Anforderung wird das gewünschte Dokument digitalisiert und bereitgestellt. Das spart Digitalisierungsaufwand für selten benötigte Bestände, während die Originale weiterhin sicher eingelagert bleiben oder nach dem Scannen zurückgegeben bzw. vernichtet werden können.

Scanner

Scanner ermöglichen die elektronische Erfassung analoger Dokumente wie Briefe, Belege oder Zeichnungen. Sensoren tasten die Oberfläche des Dokuments ab und setzen die gesammelten Informationen über Analog-Digital-Umsetzer in ein digitales Format um, das anschließend von Programmen dargestellt und verarbeitet werden kann.

Je nach Anwendungsfall kommen unterschiedliche Gerätetypen zum Einsatz – von Hochleistungsscannern für große Dokumentenmengen über Spezialscanner für empfindliche oder gebundene Unterlagen bis hin zu Großformatscannern für Pläne und Zeichnungen. Der Scanvorgang ist der erste Schritt jeder Digitalisierung; der eigentliche Mehrwert entsteht in der anschließenden Erkennung, Klassifikation und Strukturierung.

Seite

Eine Seite ist eine einzelne bedruckte oder beschriebene Fläche – eine der beiden Seiten eines Blattes. Ein Blatt umfasst somit bis zu zwei Seiten (Vorder- und Rückseite).

Beim Scannen entsteht je erfasster Seite in der Regel ein Bild bzw. eine Bildseite innerhalb der späteren Datei. Die Seitenzahl ist deshalb ein gängiges Maß für den Umfang eines Dokuments oder einer digitalen Datei und – neben der Blattzahl – eine typische Bezugsgröße bei Digitalisierungsprojekten.

Thesaurus

Ein Thesaurus ist allgemein eine geordnete Sammlung von Begriffen, deren Beziehungen zueinander festgelegt sind. In Wörterbüchern und Textprogrammen liefert er Synonyme sowie Ober- und Unterbegriffe.

In der Dokumentations- und Informationswissenschaft dient ein Thesaurus als kontrolliertes Vokabular zur Sacherschließung und zum Auffinden von Dokumenten. Durch die definierten Relationen zwischen den Begriffen werden Indexierung und Recherche präziser und das Wiederfinden von Dokumenten erleichtert.

Transfer­vermerk

Ein Transfervermerk dokumentiert den Vorgang der Überführung eines Papierdokuments in seine digitale Form. Er hält nachvollziehbar fest, dass und wie ein Original im Rahmen des ersetzenden Scannens digitalisiert wurde.

Der Transfervermerk ist ein wichtiger Baustein der revisionssicheren, beweiswerterhaltenden Verarbeitung – insbesondere im Kontext der BSI TR-RESISCAN (TR-03138). Er unterstützt damit die rechtssichere Weiterverarbeitung der digitalen Dokumente.

Volltextsuche / Volltextindex

Die Volltextsuche bzw. der Volltextindex ermöglichen es, Begriffe innerhalb eines elektronisch erfassten Textes schnell zu finden. Als Alternative oder Ergänzung dient die Schlagwortsuche.

Entscheidend für die Qualität der Volltextsuche ist der vorgelagerte Erfassungs- und Archivierungsprozess, insbesondere die optische Texterkennung (OCR). Aus allen relevanten Begriffen – mit Ausnahme der Stoppwörter – wird der durchsuchbare Volltext ermittelt. Da umfangreiche Suchabfragen rechenintensiv sind, ist auch eine leistungsfähige Infrastruktur von Bedeutung.

Vorgang

Ein Vorgang fasst innerhalb einer Akte thematisch oder zeitlich zusammengehörige Dokumente zu einem abgegrenzten Geschäfts- oder Bearbeitungsfall zusammen. Er ist die Ordnungsebene zwischen der Akte und dem einzelnen Dokument – innerhalb einer Bauakte etwa ein konkreter Bauantrag mit den dazugehörigen Unterlagen.

Im weiteren Sinne wird der Begriff auch für einen einzelnen Geschäftsprozess verwendet, der bearbeitet wird. Im digitalen Posteingang werden eingehende Dokumente häufig direkt einem Vorgang zugeordnet, um sie strukturiert weiterverarbeiten zu können.

Web-Archiv

Ein Web-Archiv ist ein einfaches, webbasiertes Archiv, über das Dokumente strukturiert abgelegt und von überall sicher abgerufen werden können. Es bietet in der Regel eine Volltextsuche und eine klare Ablagestruktur und ist ohne eigene IT-Infrastruktur sofort einsatzbereit.

Als Cloud-Dienst eignet sich ein Web-Archiv besonders für den schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf digitalisierte Bestände und kann mit weiteren Diensten wie einem DMS oder Posteingangs-Workflows kombiniert werden.

Wissensmanagement

Unter Wissensmanagement werden Tätigkeiten zur systematischen Verwaltung von Wissen zusammengefasst. Der Begriff umfasst sowohl das Know-how und die Erfahrungen der Mitarbeitenden als auch dokumentiertes Wissen in Firmenakten und -archiven.

Verschiedene Disziplinen – etwa Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre, Informatik und Informationswissenschaft – wirken dabei zusammen. Ziel ist es, Wissen verfügbar zu machen, weiterzuentwickeln und so zur Qualitätssteigerung und Weiterentwicklung der Organisation beizutragen. Professionelles Wissensmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Workflow

Ein Workflow ist ein fest definierter Arbeitsablauf. Im Dokumentenmanagement steht der Begriff für die strukturierte Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten: Ein Dokument wird zur Prüfung an einen zuständigen Bearbeiter weitergeleitet, woraufhin im nächsten Schritt eine weitere Bearbeitung folgt.

Die Dokumente liegen dabei stets digital vor und werden in der Regel als Verweis oder Kopie transportiert, die auf das zugrunde liegende Archiv zurückgreift. So bleibt die Datensicherheit gewahrt. Moderne Workflows lassen sich zunehmend automatisieren und durch KI-gestützte Entscheidungen anreichern.

WORM (Write Once Read Many)

WORM (Write Once Read Many) bezeichnet Speicherverfahren bzw. Datenträger, die sich nur einmal beschreiben, danach aber beliebig oft lesen lassen. Da einmal geschriebene Daten technisch nicht mehr verändert werden können, eignet sich WORM besonders für die unveränderbare Archivierung.

WORM-Speicher sind ein etablierter Baustein der revisionssicheren Archivierung und unterstützen die Einhaltung der GoBD. Neben klassischen physischen WORM-Medien kommen heute überwiegend softwarebasierte WORM-Verfahren auf modernen Speichersystemen zum Einsatz.

XML-Datei

Eine XML-Datei (Extensible Markup Language) enthält hierarchisch strukturierte Textdaten und wird vor allem für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen eingesetzt. XML ist eine Metasprache, mit der sich Struktur und Inhalt von Daten plattformunabhängig beschreiben lassen.

Die Spezifikation wird vom World Wide Web Consortium (W3C) festgelegt; einzelne Dateien werden über Schemasprachen wie XML Schema (XSD) oder DTD definiert. Da XML-Dateien aus reinen Textzeichen bestehen, sind sie sowohl maschinell als auch für Menschen lesbar. Bekannte XML-basierte Formate sind unter anderem XHTML, RSS, MathML und SVG (Scalable Vector Graphics).