Revisionssichere Archivierung und Aktenlogistik
Revisionssicher archiviert.
Sofort verfügbar.
Ihre Akten sind wertvoll – aber oft schwer zugänglich, teuer in der Lagerung und aufwendig im Handling. Sie unterliegen außerdem Aufbewahrungsfristen, und eine Betriebsprüfung muss jederzeit nachvollziehen können, wo eine Akte liegt.
SAGA bietet Ihnen eine Lösung, die mehr kann: revisionssichere Archivierung nach GoBD, kombiniert mit intelligenter Logistik und digitalem Zugriff.
Full Service für Ihre Dokumente
Ein Partner.
Volle Entlastung.
Wir übernehmen den gesamten Lebenszyklus Ihrer Akten.
01.
Abholung
Direkt bei Ihnen vor Ort.
Wir holen Ihre Akten ab, unkompliziert, terminiert, mit dem nötigen Sicherheitsstandard ab Tag eins.
02.
Transport
Sicher in eigenen Fahrzeugen.
Verplombte Sicherheitsbehälter, GPS-überwachte Fahrzeuge, sicherheitsgeschultes Personal: jeder Schritt nachvollziehbar.
03.
Lagerung
Strukturiert im Hochsicherheitsarchiv.
Klimakontrolliert, zugangsgeschützt, mit klaren Berechtigungen und einer Lückenlosen Bestandskontrolle.
04.
Indexierung
Digitale Struktur, sofortiger Zugriff.
Jeder Bestand bekommt seinen Platz im digitalen Index, durchsuchbar über Ihr Web-Portal, auch wenn das Original im Archiv liegt.
05.
Vernichtung
Datenschutzkonform nach DIN 66399.
Wenn Sie Akten nicht mehr brauchen, übernehmen wir die zertifizierte Vernichtung, mit lückenloser Dokumentation jedes Schritts.
Revisionssicherheit
Was der Prüfer
sehen will.
Revisionssichere Archivierung bedeutet mehr, als Akten sicher zu lagern. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar bleiben – über sechs bis zehn Jahre hinweg.
Genau dafür ist unser Archiv gebaut. Jeder Bestand wird beim Eingang erfasst, jeder Zugriff protokolliert, jede Entnahme dokumentiert. Kommt eine Prüfung, lässt sich lückenlos zeigen, wo eine Akte war und wer sie in der Hand hatte.
- Unveränderbar – einmal erfasst, lässt sich ein Bestand nicht mehr still ändern oder entfernen. Jede Bewegung hinterlässt eine Spur.
- Vollständig – erfasst wird der gesamte Bestand samt Ordnungsmerkmalen, nicht nur das Dokument, sondern auch sein Kontext.
- Auffindbar – über den digitalen Index finden Sie jede Akte in Sekunden, auch wenn das Original im Archiv liegt.
- Nachvollziehbar – Zugriffe und Entnahmen sind protokolliert. Was wann wohin ging, ist jederzeit belegbar.
Ersetzendes Scannen:
wenn Papier weg darf
Wer Akten digitalisiert, will das Papier meist loswerden. Damit das rechtlich trägt, muss der Scan das Original ersetzen können – das regelt die Technische Richtlinie BSI TR-RESISCAN. Wir arbeiten nach dieser Richtlinie und dokumentieren den Ablauf so, dass er einer Prüfung standhält.
Zertifiziert sind wir nach ISO 9001 und ISO 27001. Auf Wunsch stellen wir die Verfahrensdokumentation bereit, die Ihr Steuerberater oder Ihre Innenrevision anfordert.
Maximale Sicherheit – bei jedem Schritt
Physisch und
organisatorisch.
Ihre Akten bleiben sicher – physisch und organisatorisch.
- Transport in verplombten Sicherheitsbehältern
- GPS-überwachte Fahrzeuge
- Sicherheitsgeschultes Personal
- Lagerung unter strengsten Datenschutzvorgaben
Schneller Zugriff statt langer Suchzeiten
Sie finden, was Sie brauchen.
Archiv bedeutet bei SAGA nicht „weggelegt“, sondern jederzeit verfügbar.
Index
Jedes Dokument und jede Akte bekommt einen eindeutigen Platz im digitalen Index.
Struktur
Wir bauen eine Archivstruktur, die zu Ihrer Organisation passt: nicht umgekehrt.
Web-Portal
Bestandsübersicht und Suche im verschlüsselten Portal, ortsunabhängig.
On-Demand
Einzelne Dokumente per On-Demand-Scan abrufbar, SLA unter 24 Stunden.
Auslagerung und Entsorgung
Effizient lagern, sicher entsorgen.
Effiziente Archivierung
Mehr Effizienz,
weniger Aufwand.
Kostengünstige Auslagerung, reduzierte interne Lagerflächen, skalierbar für jedes Volumen: Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich lagern.
Sichere Vernichtung
Sicher entsorgen,
ohne Risiko.
Datenschutzkonforme Aktenvernichtung nach DIN 66399, zertifizierte Prozesse und lückenlose Dokumentation, geprüft auf gesetzliche Vorgaben.
Von der physischen Akte zum digitalen Zugriff
Physische Sicherheit
trifft digitale Verfügbarkeit.
SAGA verbindet Archivierung mit Digitalisierung, die Grundlage für moderne Prozesse, ohne auf Sicherheit zu verzichten.