DMS (Dokumenten-Management-System)

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein computergestütztes System zur Verwaltung, Archivierung und Steuerung von Dokumenten. Papiergebundene Unterlagen werden in digitale Dokumente überführt und zentral verwaltet – das dient sowohl der Sicherung als auch der sortierten, schnell abrufbaren Aufbewahrung.

Eine Kerneigenschaft ist die datenbankgestützte Metadatenverwaltung, durch die Dokumente systematisch erschlossen und einfach gefunden werden. Weitere typische Funktionen sind Versionierung, Berechtigungssteuerung und Nachvollziehbarkeit. Ein DMS bildet häufig die Informationsbasis für nachgelagerte Geschäfts- und Workflow-Prozesse.