Aufbewahrungsverpflichtung

Kaufleute sind verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Geschäftsbriefe über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die Pflicht ergibt sich vor allem aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Frist für Buchungsbelege durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt weiterhin eine Frist von sechs Jahren; für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen bleiben es zehn Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Übergangsregelungen.

Entscheidend für den Fristbeginn ist nicht das Belegdatum, sondern das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte bzw. der Beleg entstanden ist. Steuerlich relevante Unterlagen müssen, sofern sie digital vorliegen, auch digital und GoBD-konform archiviert werden – ein Ausdruck und anschließendes Löschen reicht nicht aus. Im Zweifel kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein, etwa bei laufenden Prüfungen.