Merkmale eines Dokuments

Ein Dokument lässt sich anhand mehrerer Merkmale beschreiben: seiner physischen Beschaffenheit, seinen formalen Eigenschaften, seiner Ordnung, seinem Inhalt, der Zeit, dem Ersteller und dem Nutzer. Zu den physischen Merkmalen zählt die Form – also etwa, ob es sich um ein Papierdokument oder eine Datei handelt.

Die formalen Eigenschaften beschreiben Aufbau und Gestaltung; die Ordnung betrifft die Einordnung im Archiv. Die inhaltlichen Merkmale beziehen sich auf den Inhalt und dessen Strukturierung, das Zeitmerkmal auf Erstellungs- bzw. Eingangsdatum und Gültigkeit. Ersteller ist der Verfasser, Nutzer der Empfänger. Ein weiteres Merkmal ist der Charakter eines Dokuments, etwa seine Bearbeitbarkeit, Rechtsbeschaffenheit und Archivierungswürdigkeit.